Я в помощники пойду, пусть меня научат
Я нашла эту работу случайно. На популярном сайте искала задания по копирайтингу, и вдруг на глаза попалось объявление с заголовком "Требуется помощница для руководителя". Мне стало интересно, какие требования предъявляются к кандидатам – прочла подробности и решила рискнуть. Тут же отправила резюме с сопроводительным письмом. Отклик пришёл довольно быстро. Я обрадовалась.
Если бы знала, во что ввязываюсь! Шутка). Конечно, работа личный помощник руководителя для меня была не совсем в новинку – каждую по отдельности функцию я уже, оказывается, выполняла в то или иное время своей фрилансерской деятельности. Но чтобы всё вместе – такое впервые! Однако аргументы в пользу сотрудничества на длительное время (мне не нужно будет периодически искать новые проекты, чтобы зарабатывать написанием статей) и довольно неплохой зарплаты сделали своё дело. Я согласилась на испытательный срок.
Ура! Я принята, справилась, у меня получилось
Мой рабочий день начинался в девять часов утра, а заканчивался в восемь вечера. Иногда и позже – бизнес есть бизнес.
Чтобы было немного понятнее — поясню. Сфера деятельности, в которой я трудилась, оптовая торговля из-за рубежа. Мне повезло – моей руководительницей была женщина. Не знаю почему, но я больше люблю сотрудничать с женщинами-начальницами — как-то быстрее нахожу с ними общий язык, чем с мужчинами. Но сейчас не об этом. Так вот – работа накладывала свой отпечаток — и мне пришлось быстро входить в курс дела, поскольку клиенты и заказчики не стали бы ждать: им необходима постоянная обратная связь. А мне нужно было за довольно короткий срок понять, что к чему.
Мои обязанности заключались в том, что я искала новых партнёров для сотрудничества, выполняла различные поручения по поиску информации в интернете, отвечала на входящие звонки и звонила сама, если требовалось уточнить тот или иной вопрос. Кроме того, вела базу клиентов и отвечала на письма, приходящие по электронной почте, а также помогала в составлении деловых бумаг: коммерческих предложений, договоров, релизов, рекламных текстов.
Кажется, что обязанностей немного. Но это только кажется. Целый день я проводила как белка в колесе. Нормально пообедать было некогда. Не скажешь же клиенту: у меня перерыв, звоните позже. Это бизнес и если я не возьму трубку, заказчику непременно ответят в конкурирующей фирме.
Чем разнообразнее задачи в течение дня, тем интереснее их выполнять
Работа — личный помощник руководителя – в течение дня выглядит примерно так:
- разбор входящих писем – ответы на срочные, запросы по недостающей информации по текущим делам, отправка заданий переводчику, составление вопросов поставщикам, рассылка прайсов и коммерческих предложений;
- совещание /планёрка с руководительницей: обсуждение насущных дел, планирование тех, что можно выполнить в течение недели или в ближайшие дни, напоминание о том, что сегодня сделать моей начальнице;
- совершение исходящих звонков, внесение в базу новых данных;
- составление, проверка прайсов, присланных руководительницей;
- ответы на звонки, срочный поиск информации в Интернете.
Стоит сказать, что многие дела приходится делать параллельно. Допустим, до вечера мне нужно составить отзыв на запрос заказчика и одновременно отвечать на поступающие звонки. Звучит вполне приемлемо, но в голове необходимо держать огромный объем информации. Я не могу заставлять клиента долго ждать ответа , вспоминая в какой папке у меня находится файл с прайсом по его продукции, отправлена ли она, как давно и нет ли проблем по срокам поставки.
Как вам теперь понятно, эта деятельность требует постоянной собранности, аккуратности, умения общаться с разными людьми, способности принимать верные решения и готовности брать на себя ответственность. Профессионализм, грамотность и чёткость в выражении своих мыслей — необходимые качества в работе личного помощника руководителя.
Я рада, что у меня был такой опыт. Теперь он позволяет мне уверенно двигаться вперёд, развиваться как специалист по удалённой работе, да и просто как человек. До этого сотрудничества я, честно сказать, очень скованно чувствовала себя в общении с незнакомыми людьми. А сейчас это меня совсем не пугает и не представляет большой проблемы! )
Верьте в себя, с удовольствием осваивайте новые виды деятельности и будьте счастливы!!!
Автор - Юлия Кравцова
Рассказы о других профессиях читайте здесь
Профессия библиотекарь: описание одного дня
Консультант по грудному вскармливанию. Один день из жизни
Должность пресс-секретаря международного кинофестиваля. Один день из жизни
Монтессори педагог. Один день из жизни