Как-то после декрета мне пришлось срочно выйти на работу. У меня высшее образование, но уже совсем было некогда долго искать должность по той специальности, что в дипломе. И я решила найти себе место в офисе. У меня имелось несколько вариантов резюме на различные вакансии. Кто такой секретарь-референт, я узнала, обозревая профильные сайты.
В поиске работы
Одним из основных у меня был критерий «работа рядом с домом». И, как показал опыт, согласно такому условию легче всего найти должность секретаря. Потому что профессия секретарь-референт очень распространена и востребована на рынке труда. Кроме того, она занимает одну из стартовых позиций в организации, откуда хорошо зарекомендовавшие себя специалисты часто уходят «на повышение» в другие отделы – например, в бухгалтерию, рекламу или в менеджмент.
И вот, надо было для начала разместить резюме по специальности “секретарь-референт”. Опыт такой работы у меня, честно говоря, отсутствовал. Но имелся навык помощи близким людям в их небольшом бизнесе из серии «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Я честно описала эту мою деятельность в резюме, ответов не последовало. И тогда было принято решение просто переписать стандартные обязанности из секретарских вакансий (что я, чай-кофе не налью начальнику и воду в офис из интернет-магазина не смогу заказать, даже если раньше никогда этого не делала?).
Вот эти обязанности:
● распределение входящих звонков;
● встреча посетителей, выдача пропусков;
● отправка и регистрация корреспонденции, ведение документооборота компании;
● взаимодействие с курьерскими службами;
● постановка ежедневных задач штатным курьерам и отслеживание их выполнения;
● чай-кофе руководителю;
● заказ воды и канцтоваров;
● сканирование, копирование документов.
В результате такой небольшой переделки резюме посыпался шквал звонков. Проходя по три собеседования в день и убеждая работодателей, что у меня все-таки есть опыт работы секретарем, я успешно трудоустроилась в небольшую компанию рядом с домом.
Моя работа
Рабочее место секретаря референта обычно располагается в приемной, рядом с кабинетом начальника. Наша приемная незаметной перегородкой отделена от большого зала, где сидят все остальные сотрудники. Справа — дверь в директорский кабинет. Мои обязанности начинаются с самого утра. На работе надо быть раньше всех, открыть офис, полить цветы и следить, чтобы приходящие сотрудники записывались в специальном журнале. Одеваться стараюсь красиво. Ведь я, можно сказать, — лицо компании для всех наших посетителей. Строгого дресс-кода у нас нет. Одежда у меня, конечно, деловая, но стильная.
Мне очень нравится эта профессия секретаря-референта. Мои основные обязанности заключаются в том, чтобы готовить для руководителя на подпись многочисленные документы, которые присылают мне на е-майл. Что касается чая-кофе, традиционной обязанности секретарей, то шеф у нас не гордый, сам выходит «к народу» налить себе чашечку кофе и пообщаться с сотрудниками.
Работы очень много. К тому же каждый квартал надо готовить в таможню отчет, и тогда приходится задержаться допоздна. Еще принимаю телефонные звонки. Телефон звонит, не умолкая; в основном — клиенты, поставщики. Клиентов распределяю по менеджерам с помощью специальной мини-АТС, которой пользоваться очень просто – список внутренних номеров сотрудников висит на стене. Поставщики перенаправляются к специальному менеджеру по логистике.
Также я работаю и с курьерами. В мою задачу входит принимать почту (это называется, «входящая корреспонденция») и отправлять письма (исходящие документы) заказчикам и в различные инстанции.
Вся корреспонденция регистрируется в соответствующих папках, и за этим тоже нужно следить.
Наш дружный коллектив
Мы любим интересно не только работать, но и развлекаться. В нашей компании часто организуются корпоративные выезды в рестораны и другие коллективные мероприятия. Например, мы всем офисом катались на воздушном шаре. Отношения в коллективе уважительные, начальник очень корректен. Все, что пишут в анекдотах про секретарш, — на моем рабочем месте я с этим, к счастью, никогда не сталкивалась.
Так что профессия секретарь-референт — это и интересная, и ответственная работа, вполне подходящая для мамы, вышедшей из декрета!
Автор - Татьяна Иглина
Рассказы о других профессиях читайте здесь:
Профессия работник банка. Один день из жизни
Переводчик-синхронист. Один день из жизни синхронного переводчика
Профессия кардиолог. Ответственность за сердце и за жизнь
Должность пресс-секретаря международного кинофестиваля. Один день из жизни
Профессия редактор журнала или обратная сторона глянца